POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE.

Este documento Es acorde a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”y el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”, los artículos 15 y 20 de la Constitución Política. A estas Políticas le Sarán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores.

ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN.

 Lo descrito en este documento aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje BESTEK SAS, con domicilio en la  CALLE 49 Nº 13 –22 , municipio de Barrancabermeja, Santander, correo electrónico gerencia@bestek.com.co y celular 316 434 9762.

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS.

 Las políticas definidas en el presente documento aplican a las bases de datos que maneja la compañía, y que serán matriculadas en el Registro Nacional de Bases de datos de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012”.

ARTÍCULO 4. OBJETO.

 Cumplir con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, en lo concerniente a la obligatoriedad por parte de los Responsables del tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales.

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES

Se entiende por:

Causahabiente: persona que ha sucedido o heredado a otra por motivo del fallecimiento de esta.

Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, rectificar y actualizar las informaciones que se tienen sobre ella en bancos de datos, bases de datos y archivos públicos y privados.

Datos  indispensables:  Datos  cuyo  tratamiento  es  necesario  para  el cumplimiento de  las obligaciones contractuales de  BESTEK SAS o para el desarrollo de sus actividades naturales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS.

En los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales, BESTEK SAS Se regirá por los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos se realizará con base en la legislación vigente para tal fin.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de BESTEK SAS, en tiempo oportuno, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: BESTEK SAS, implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas que considere necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. Los formatos para la autorización serán establecidos por BESTEK SAS de acuerdo al manejo interno que se dé con base en la clasificación de terceros manejada al interior de la compañía.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales, a través de los mecanismos puestos a su disposición por BESTEK SA.

ARTICULO 9. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

Los titulares de datos recogidos por BESTEK SAS Tienen derecho a:

  1. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a BESTEK SAS., en su condición de responsable del tratamiento.

 

  1. Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a BESTEK SAS ., en su condición de Responsable del Tratamiento.

 

  1. A recibir información por parte de BESTEK SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 

 

  1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a  lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.. 

 

  1. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

 

  1. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

ARTÍCULO 10. DEBERES DE BESTEK SAS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

Como responsable del Tratamiento de sus datos personales BESTEK SAS  debe cumplir con los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data

 

  1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

 

  1. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

 

  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

  1. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

 

  1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

 

  1. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

 

  1. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

  1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

 

  1. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

  1. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

 

  1. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

  1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 ARTÍCULO 11 DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

En el caso de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, BESTEK SAS  podrá realizar el tratamiento de ellos siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales y se asegure el respeto al interés superior del niño, o cuando se trate de datos públicos. La autorización del representante legal de los menores se reglará por el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.

ARTÍCULO 12 DATOS SENSIBLES

Los datos sensibles solamente serán objeto de tratamiento cuando se cumpla alguna de las condiciones para que pueda realizarse este. Estas condiciones son:

  1. A) El Titular ha dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. B) El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentra física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. C) El Tratamiento   se   refiere   a   datos   que   son   necesarios   para   el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicia
  4. D) El Tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulare
  5. E) Realizar estudios internos demográficos, estadísticos y sobre hábitos de consumo.

 

  1. F) Conservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones de BESTEK SAS , especialmente en el caso de datos obtenidos mediante cámaras de seguridad o documentos entregados por los titulares al personal de seguridad.
  2. G) Publicación de opiniones y recomendaciones en la página web institucional o en otros medios publicitarios.
  3. H) Transmitir los datos a terceros, cuando con estos se haya celebrado un contrato para este propósito.
  4. I) Utilizar como prueba en procesos judiciales y administrativos.
  5. J) Todos los demás necesarios para el cumplimiento del objeto social.

 

ARTICULO 13.AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es un documento en formato físico o electrónico que será puesto a disposición del titular o sus causahabientes. En este aviso de privacidad se informará al titular de la existencia de las políticas de protección de datos y la forma de acceder a las mismas. Este aviso incluirá, además, la identidad, domicilio y datos de contacto del responsable de los datos, el tratamiento al que serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, los derechos del titular y los mecanismos dispuestos para que le titular conozca la política de protección de datos y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.

ARTICULO 14. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

BESTEK SAS , como responsable del tratamiento de los       datos,   podrá  contratar  a   terceras  personas  para   que   se   encarguen  del procesamiento y tratamiento de los datos personales en su poder. En caso de su suceder,  estos  terceros  estarán  obligados  a  respetar  plenamente  todos  los derechos de los titulares para la protección de sus datos

ARTÍCULO 15. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

BESTEK SAS  podrá recolectar y dar tratamiento a los datos Personales Únicamente para los fines expresados a continuación:

  • Dar cumplimiento a la relación contractual existente entre el titular de los datos y, BESTEK SAS , incluido el cumplimiento de obligaciones laborales o crediticias, así como las relaciones contractuales con terceras personas.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones tributarias, comerciales y contables de BESTEK SAS
  • Proveer los productos y servicios requeridos por sus clientes
  • Informar al     titular     sobre     noticias,     eventos,     cambios    en     la BESTEK SAS ., promociones de productos y servicios o avisos institucionales, entre otros, por vía telefónica, electrónica, postal o cualquier otro medio que BESTEK SAS  considere idóneo para el propósito.
  • Realizar estudios internos demográficos, estadísticos y sobre hábitos de consumo.
  • Proveer los productos y servicios requeridos por sus clientes.
  • Informar al     titular     sobre     noticias,     eventos,     cambios    en     la BESTEK SAS  promociones de productos y servicios o avisos institucionales, entre otros, por vía telefónica, electrónica, postal o cualquier otro medio que BESTEK SAS . Considere idóneo para el propósito.
  • Conservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones de BESTEK SAS , especialmente en el caso de datos obtenidos mediante cámaras de seguridad o documentos entregados por los titulares al personal de seguridad.
  • Publicación de opiniones y recomendaciones en la página web institucional o en otros medios publicitarios.
  • Transmitir los datos a terceros, cuando con estos se haya celebrado un contrato para este propósito.
  • Utilizar como prueba en procesos judiciales y administrativos.
  • Todos los demás necesarios para el cumplimiento del objeto social.

 

ARTÍCULO 16. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

BESTEK SAS  ha designado como área responsable de la protección y tratamiento de datos a GERENCIA Ante esta dependencia el titular podrá interponer consultas, quejas y peticiones por medio físico o por vía electrónica a la dirección gerencia@bestek.com.co

ARTICULO 17. CONSULTAS

Los titulares y sus causahabientes podrán formular consultas a BESTEK SAS    Relativas a los datos del titular que reposen en las bases de datos institucionales a través de la gerencia mediante documento físico o por vía electrónica a la dirección gerencia@bestek.com.co

Esta consulta será atendida en diez (10) días hábiles. En caso de no poder cumplir este término, BESTEK SAS . informará al solicitante de los motivos de la demora y tendrá cinco (5) días hábiles más para responder la consulta.

BESTEK SAS  sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, solamente podrá proceder con la recolección, almacenamiento, uso, transferencia, circulación, supresión, divulgación o cualquier otra forma de tratamiento, si el titular así lo consiente mediante autorización libre, informada, previa y expresa.

ARTICULO 18. RECLAMOS

Si un titular o causahabiente considera que la información contenida en las bases de   datos   de BESTEK SAS.   Necesita   corregirse,

Modificarse o actualizarse, o sienta que esta ha incumplido en todo o en parte esta   política de protección de datos o las leyes con respecto al tema,  o ha vulnerado alguno de sus derechos como titular de datos personales, podrá interponer un reclamo ante el gerente en el cual manifieste la inconformidad e indique cómo se le están vulnerando sus derechos.

El reclamo tendrá que formularse mediante documento físico y presentarse en las instalaciones de dicha oficina. De haberse formulado en una dependencia de la BESTEK SAS no competente para este propósito, esta tendrá dos (2) días hábiles para hacérselo llegar al GERENTE.  Si el reclamo resulta incompleto, se le informará esto al usuario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del documento para que lo subsane en los próximos dos meses.   De no hacerlo, se entenderá que el usuario desiste de su reclamo.

Desde el momento en el que el reclamo estuviere completo, se incluirá una leyenda de “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en el dato que corresponda de la base de datos y deberá ser resuelto dentro de los siguientes quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que fue recibido. En caso de no poder cumplir este término, BESTEK SAS informará al solicitante de los motivos de la demora y tendrá ocho (8) días hábiles más para responder el reclamo.

Una vez agotado este trámite y si el reclamante no estuviere de acuerdo con la respuesta del reclamo, podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTICULO 19. SUPRESION DE DATOS O REVOCATORIA DE AUTORIZACION

El procedimiento para solicitar la supresión de datos o la revocatoria de la autorización será el mismo de los reclamos. Estos no procederán si el titular tiene el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. En caso de solicitar la supresión de   los datos al considerar que no se ha hecho un uso adecuado de estos, será necesaria la declaratoria de la Superintendencia de Industria y Comercio que certifique que el responsable ha dado un tratamiento inadecuado a estos.

ARTICULO 20. CAMBIO DE POLITICAS

En caso de que BESTEK SAS. realice un cambio en esta política de protección de datos que implique una modificación sustancial de derechos, deberes, finalidades del tratamiento de datos o identificación del responsable, deberá comunicar estos cambios a los titulares antes o a más tardar al momento de implementar los cambios. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, BESTEK SAS deberá obtener una nueva autorización del titular. 

ARTICULO 21. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS.

La información contenida en nuestras bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo por el que el tratamiento de esta es requerido, o el periodo de vigencia señalado por clausulas legales o contractuales.

ARTICULO 22. VIGENCIA DE LA POLITICA.

Esta política entra en vigencia el día 01 del mes marzo del año 2021 y reemplaza cualquier normativa interna existente sobre el mismo tema.

Políticas de Expedición de Facturación y POS

El tiquete con sistema POS, lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) UVT, por cada documento equivalente POS, que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto Lo anterior, sin perjuicio de que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir la misma

BESTEK SAS en su calidad de obligado a facturar electrónicamente, generará la totalidad de sus facturas, notas débito y notas crédito en formato electrónico de generación, motivo por el cual los Adquirentes recibirán sus facturas mediante cualquiera de los siguientes mecanismos:

1. Si el Adquirente es obligado a facturar electrónicamente o ha optado por implementar el modelo de facturación electrónica a voluntad, recibirá las facturas, notas débito y notas crédito, en el formato XML definido por la DIAN (formato electrónico de generación). La entrega de facturas, notas débito o notas crédito en el formato electrónico de generación (archivo XML) se hará en el correo electrónico notificado por el Adquirente y su actualización podrá hacerse a través de una solicitud a nuestro correo.

2. Si el Adquirente no es obligado a facturar electrónicamente ni ha optado por implementar el modelo de facturación electrónica, BESTEK SAS

3. emitirá las facturas, notas débito y notas crédito en formato de representación gráfica y enviará digital o físicamente (PDF)
Las facturas, notas débito y notas crédito en formato de representación gráfica serán enviadas al correo electrónico informado por el Adquirente a BESTEK SAS, las facturas en formato de representación gráfica podrán ser entregadas en formato impreso en la dirección de notificación informada para el efecto a BESTEK SAS.

RECIBO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Las facturas, notas débito y notas crédito emitidas por BESTEK SAS, se entenderán recibidas por el Adquirente así:

1. Si la factura se generó y envió en formato electrónico de generación (archivo XML), ésta se entenderá recibida una vez el Proveedor Tecnológico de BESTEK SAS certifique a este último que la factura fue recibida por el Adquirente. En este evento, el Adquirente está legalmente obligado a acusar recibo de la factura una vez tenga conocimiento de esta, para lo cual podrá utilizar sus propios medios tecnológicos o los que para el efecto disponga BESTEK SAS a través de su Proveedor Tecnológico.

2. Si la factura se generó y se envió en formato de representación gráfica digital (PDF enviado vía correo electrónico), se entenderá recibida por el Adquirente cuando la factura sea enviada al correo electrónico que para tal efecto suministre el Adquirente.

3. Si la factura se generó y se envió en formato de representación gráfica impreso (PDF impreso), se entenderá recibida por el Adquirente una vez la misma sea entregada en el lugar de notificación establecido por el Adquirente. En este evento, se debe solicitar al Adquirente que acuse recibo de la factura mediante sello o firma, incluyendo hora, fecha, nombre e identificación de la persona que la reciba.

Una vez recibida la factura en formato electrónico de generación o su representación gráfica, el Adquirente tendrá tres (3) días hábiles para rechazarla. de lo contrario, la factura se entenderá aceptada tácitamente y posterior a ello no habrá cabida para cambios de mercancía, devoluciones o notas crédito.